EXCEL

¿QUE ES EXCEL?

RTA: Excel es un software que permite crear tablas, y calcular y analizar datos. Este tipo de software se denomina software de hoja de cálculo. Excel permite crear tablas que calculan de forma automática los totales de los valores numéricos que especifica, imprimir tablas con diseños cuidados, y crear gráficos simples.

Excel forma parte de “Office”, un conjunto de productos que combina varios tipos de software para crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones, y para administrar el correo electrónico.

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

DEFINA LOS PASOS PARA ARRANCAR EL PROGRAMA

RTA: Las formas básicas para iniciar Excel son:

Despliegue el menú Inicio

Haga clic en  (botón Inicio).

     Busque el icono de Excel.

Elija Todos los programas. A continuación, elija Microsoft Office y haga clic en Microsoft Office Excel 2007.

    Aparece la pantalla de inicio y se abre Excel.

Desde el icono de Excel del escritorio

     DESCRIBA LA PANTALLA INICIAL

RTA: En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos básicos que se manejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o componentes:

BARRA DE TÍTULO: Es la barra en la cual se ve el nombre del documento en el que se Trabaja.

BARRA DE MENÚ: Es la barra en la que podemos observar varias opciones con las Cuales Podemos modificar el documento y darle los toques que el Usuario desee hacerle.

                              

BARRA DE HERRAMIENTAS: En esta barra encontramos comandos en los cuales se le   Aplica al documento varias opciones. Ejemplo: pegar, copiar, Imprimir, etc.

BARRA DE FORMULAS: Es la barra en la cual sale la formula  que el usuario ha  Digitado en cada una de las celdas en las que ha trabajado.

BARRA DE PROPIEDADES: En esta barra se puede observar y se puede aplicar varia  Opciones ya que nos permite pasar a otra hoja de Excel sin  Necesidad de cerrar el programa, también se le puede dar  Zoom y varias opciones más.

                                          

HOJA DE CÁLCULO: Es la hoja en la cual el usuario va a plasmar su trabajo.

DEFINA LA FICHA ARCHIVO

RTA: Haciendo clic en la pestaña Archivo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.

A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como veremos en la Cinta de opciones.

Contiene dos tipos básicos de elementos:

- Los que muestran un panel justo a la derecha con más opciones, ocupando toda la superficie de la ventana Excel. Como Información o Imprimir. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde oscuro. El color permanecerá al hacer clic para que sepas qué panel está activo.

- Los que abren un cuadro de diálogo. Como Abrir, o Guardar como. Al situar el cursor sobre las opciones de este tipo observarás que tienen un efecto verde claro. El color sólo permanece mientras el cursor está encima, ya que al hacer clic, el propio cuadro de diálogo abierto muestra el nombre de la acción en su barra de título. 

Para cerrar la ficha Archivo y volver al documento pulsamos ESC o hacemos clic en otra pestaña.

CUÁL ES LA FUNCIÓN DE LAS BARRAS

RTA: La función de las barras que encontramos en Excel nos brinda un apoyo para que el usuario pueda darles el uso adecuado de acuerdo a la modificación que quiera darle a su hoja de trabajo nos ayudan a hacer el trabajo mas cómodo y sin complicaciones.

DESCRIBA LA CINTA DE OPCIONES

RTA: La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha.

Las fichas principales son:

INICIO: Contiene iconos de formato y edición

INSERTAR: Objetos en el archivo, como fotografías, gráficos, encabezado / pie de página y tablas dinámicas

DISEÑO DE PÁGINA: Márgenes establecidos, orientación de página, líneas de división y encabezados

FORMULAS: Funciones, fórmulas y Autosuma

DATOS: Los datos procedentes de otras fuentes, tales como Acceso  texto, o en la web, validación y herramientas de clasificación

REVISAR: corrector ortográfico, diccionario de sinónimos, los comentarios y la protección del libro u hoja de trabajo.

VISTA: puntos de vista de la hoja de cálculo, zoom, macros, fórmulas, líneas de división, y el interruptor de iconos de Windows para cambiar entre las hojas de cálculo abiertas.

¿QUE ES LA BARRA DE  FORMULA?

RTA: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE BARRA DE ETIQUETAS?

RTA: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE BARRA DE DESPLAZAMIENTO?

RTA: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic en los triángulos.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE BARRA ESTADO?

RTA: Indica en qué estado se encuentra el documento abierto, y posee herramientas para realizar zoom sobre la hoja de trabajo, desplazando el marcador o pulsando los botones + y -. También dispone de tres botones para cambiar rápidamente de vista (forma en que se visualiza el libro). Profundizaremos en las vistas más adelante.

QUE ES LA AYUDA

RTA: Tenemos varios métodos para obtener Ayuda con Excel  y son:

Un método consiste en utilizar la Cinta de opciones, haciendo clic en el interrogante: 

 Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

POWERPOINT

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR UN TEXTO

RTA: los pasos para manejar un texto en PowerPoint son:

INSERTAR TEXTO

•      Antes de insertar texto en una diapositiva es conveniente seleccionar el diseño de patrón más adecuado al contenido que vayamos a introducir. Una vez seleccionado el diseño sigue estos pasos para añadir texto:

•    Haz clic en el recuadro de la diapositiva en el cual quieras insertar el texto, automáticamente el texto que aparecía (Haga clic para agregar titulo) desaparecerá y aparecerá el punto de inserción.

•         Empieza a insertar el texto.

•          Cuando hayas terminado de introducir el texto haz clic con el ratón en otra parte de la diapositiva o pulsa la tecla ESC dos veces.

AÑADIR TEXTO NUEVO

Es posible que con los textos de esquema que incorporan las plantillas de PowerPoint no sea suficiente, por lo que tendrás que insertar nuevos cuadros de texto para añadir más contenido a la diapositiva.

•      Para añadir un nuevo cuadro de texto haz clic en el botón Cuadro de texto de la    pestaña Insertar.

Verás como el cursor toma este aspecto, donde quieras insertar el nuevo cuadro de texto haz clic con el botón izquierdo del ratón, manteniéndolo pulsado arrástralo para definir el tamaño del cuadro de texto y suéltalo cuando tengas el tamaño deseado. Dentro del cuadro tienes el punto de inserción que te indica que puedes empezar a escribir el texto.

Introduce el texto.

•      Una vez hayas terminado de insertar el texto haz clic en otra parte de la diapositiva o pulsa dos veces ESC.

ELIMINAR TEXTO

v  Borrar texto es tan sencillo como seleccionarlo y pulsar la tecla SUPR.

v  Sin embargo, si lo que queremos es eliminar el cuadro de texto en sí, por ejemplo para incluir otro tipo de elemento, lo que deberemos hacer es seleccionar el cuadro desde el borde y asegurarnos de que queda delimitado por una línea continúa.

En ese momento es cuando deberemos pulsar la tecla SUPR. Se eliminará el cuadro y todo su contenido.

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR UNA IMAGEN

RTA: los pasos para trabajar una imagen en PowerPoint son:

Los elementos de este tipo que podemos introducir se encuentran en la pestaña Insertar > grupo Imágenes, y son los siguientes:

IMÁGENES PREDISEÑADA.

Si hacemos clic en Imágenes prediseñada  aparece el panel lateral Imágenes prediseñadas.

En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan lo que buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles. Por ejemplo al escribir motocicleta aparecen las imágenes que tengan relación con ese concepto.

Para insertar una imagen en la presentación basta hacer clic sobre ella.

IMAGEN.

En este caso haremos clic en la opción Imagen.  Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos abrir una presentación, y que ya conocemos. Puede venirte bien pulsar el botón que permite mostrar un panel de vista previa en la ventana para ir viendo las imágenes sin tener que abrirlas, simplemente seleccionándolas.

Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen se copiará en nuestra presentación.

NOTA

En ocasiones no nos interesará que se inserte una copia de la imagen, sino vincularla para que cuando se realice un cambio en la imagen original quede automáticamente actualizada en la presentación. Para ello, deberemos pulsar la pequeña flecha en forma de triángulo que hay en el lateral del botón Insertar y seleccionar la opción Vincular al archivo.

Captura.

La captura de pantalla es una imagen exacta de lo que se está visualizando en la pantalla de tu ordenador.

Al hacer clic sobre esta opción se despliega un menú que permite escoger qué captura queremos.

Ésto se debe a que, esta herramienta lo que hace es una imagen por cada una de las ventanas abiertas no minimizadas.

También dispone de la opción Recorte de pantalla. Es similar a la herramienta Recorte incluida en Windows 7. Te permite escoger con qué zona concreta de la ventana quieres quedarte.

NOTA

Otro punto interesante a tener en cuenta es que la propia ventana de PowerPoint no aparece en la captura, se omite como si no existiera, de forma que podemos disponer de las capturas sin preocuparnos por que el programa nos tape zonas de la ventana o nos quite espacio en la pantalla.

Las capturas se insertarán en su tamaño real, pero no te preocupes, porque podrás manipular la imagen para cambiarle el tamaño y otras propiedades.

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR UNA TABLA

RTA: los pasos para trabajar una tabla en PowerPoint son:

CREAR UNA TABLA

·         Para insertar una tabla en una diapositiva, despliega el menú Tabla de la pestaña Insertar.

Puedes definir la estructura de la tabla en la rejilla que se muestra. Al pasar el cursor sobre los cuadros se irán coloreando un número de filas y columnas con un borde naranja y verás escritas justo encima las proporciones de la tabla resultante. En nuestra imagen vamos  una tabla con 8 filas y 4 columnas.

·         También desde este menú podemos seleccionar la opción Insertar tabla, que mostrará una ventana en la que podrás indicar directamente el número de columnas y filas. Para que se inserte, pulsaremos Aceptar.

Este es el mismo cuadro que se mostrará si creas la tabla desde un área de contenido existente en el propio diseño de la diapositiva.

Para insertar texto en la tabla únicamente sitúate en el recuadro (celda) donde quieras escribir. El cursor se convertirá en un punto de inserción y podrás empezar a escribir.

Para cambiar de una celda a la siguiente puedes hacerlo con las flechas del teclado o con la tecla TABULADOR.

·         Mientras tengamos seleccionada una tabla o estemos trabajando con ella, aparecerá en la cinta una nueva barra de herramientas especializada. Esta barra consta de las pestañas Diseño y Presentación.

La ficha Diseño contiene herramientas dedicadas a dar estilo y formato a la tabla.

La ficha Presentación muestra las herramientas dedicadas a alterar la estructura de la 

tabla y sus elementos: su tamaño, su alineación, etc.

 ELIMINAR UNA TABLA, FILA O COLUMNA

Para eliminar una tabla, una fila o una columna, lo único que debemos hacer es:

1.       Seleccionarla. Si no sabes cómo visita el siguiente básico.

2.      En la pestaña Presentación, desplegar el menú Eliminar.

3.      Escoger la opción adecuada.

INSERTAR FILAS O COLUMNAS

Al igual que podemos eliminar filas y columnas también podemos insertar nuevas filas o columnas en una tabla que ya existente, para ampliarla.

Lo haremos también desde la ficha Presentación.

Para insertar una nueva fila

•           Primero tenemos que saber a qué altura de la tabla queremos insertarla.
• 
  
•         Después nos situaremos en cualquier celda justo encima o justo debajo de donde queremos insertar la nueva fila y utilizaremos las opciones Insertar arriba o Insertar debajo.

 Para insertar una nueva columna el proceso es idéntico.

•             Nos situaremos en una celda y utilizaremos las opciones Insertar a la izquierda o Insertar a la derecha, según donde queramos situar la nueva columna.

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR UN DIAGRAMA

RTA: los pasos para trabajar un diagrama en PowerPoint son:

CREAR UN DIAGRAMA

·         Para crear un diagrama tienes que situarte en la ficha Insertar y seleccionar la opción SmartArt. O bien seleccionar su icono en la propia diapositiva si ésta incluye la posibilidad de incorporar este tipo de contenido.

·         Aparecerá una ventana como la que te mostramos con los tipos de diagramas que te ofrece PowerPoint clasificados en categorías. Nosotros utilizaremos un diagrama de Jerarquía en los ejemplos.

·         Selecciona el tipo de diagrama que más se adapte a tus necesidades y pulsa Aceptar. Se insertará el diagrama en la diapositiva.

HERRAMIENTAS DE SMARTART

Una vez insertado el diagrama aparecen las Herramientas de SmartArt en la cinta, que contienen las fichas Diseño y Formato:

A través de ellas podrás controlar todas las operaciones que es posible realizar con él.

 Diseño: Contiene las herramientas más específicas.

·         Desde el grupo Crear gráfico podemos incluir más elementos al diagrama, así como cambiar su estructura y organización.

·         El grupo Diseños permite escoger otro tipo de diagrama, siempre y cuando sea de la misma categoría. En nuestro caso podríamos escoger entre los distintos diagramas jerárquicos.

·         Los Estilos SmartArt se preocupan del aspecto estético: colores y diseños rápidos que nos facilitan el trabajo porque tan sólo debemos escoger aquel que más nos guste, sin necesidad de perder el tiempo personalizándolo elemento a elemento. En cualquier momento es posible recuperar el formato por defecto, pulsando Restablecer gráfico.

Formato: Contiene las típicas herramientas de formato que ya hemos visto aplicadas a otro tipo de objetos. En este caso el formato se aplica a las formas que contienen al texto, y al texto en sí.

•      El grupo Formas permite modificar la forma del contenedor del texto, así como aumentar o disminuir su tamaño
•     Dispondremos de los típicos grupos de Tamaño y Organización para redimensionar, alinear, ordenar, etc   
•  Y también de Estilos de forma y Estilos de WordArt para aplicar estilos rápidos, rellenos, contornos y efectos a las formas y sus textos respectivamente.

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR CON LOS DIBUJOS

RTA: Los pasos para trabajar dibujos en PowerPoint son:

PowerPoint nos permite crear nuestros propios dibujos, partiendo de líneas, trazos y figuras básicas. A estas figuras, se las denomina Formas.

DIBUJAR UNA FORMA

Para dibujar una forma en nuestra presentación, debemos escogerla desde:

         El menú formas de la ficha Insertar.

    desde las formas del grupo Dibujo en la ficha Inicio.

Una vez seleccionada la forma, hacemos clic en la diapositiva para incluirla. Si queremos controlar el tamaño que adquirirá en el propio momento de la creación hacemos clic y sin soltar arrastramos para darle las dimensiones adecuadas.

TIPOS DE FORMAS

Las formas se organizan en categorías:

       La sección Líneas, nos permite dibujar líneas rectas, curvas y flechas.

Estas líneas también pueden ser conectores. Si acercamos un conector a otra forma, aparecen unos puntos rojos. Si aplicamos ahí el conector, permanecerá unido aunque desplacemos la forma.

En Líneas cabe destacar un par de herramientas que se comportan de un modo ligeramente distinto:

         Forma libre, que nos permite trazar líneas rectas consecutivas para formar una figura personalizada. A cada clic se creará un vértice y la figura estará finalizada cuando se cierre, es decir, cuando el principio de la línea se una con el final. Si necesitamos crear una figura que no esté cerrada podemos finalizar haciendo doble clic.

           Mano alzada, que nos permite trazar una línea libremente por la diapositiva como si de un lienzo se tratara.

            La última sección corresponde a los Botones de acción. Al insertar una de estas formas, podremos elegir, por ejemplo, que al pulsar sobre el botón vaya a una determinada diapositiva, o se ejecute un programa.

      El resto de formas son formas prediseñadas, que aunque en un principio se insertan del mismo modo, al modificarlas  veremos que algunas pueden tener propiedades diferentes.

DESCRIBA LOS PASOS PARA TRABAJAR ELEMENTOS MULTIMEDIA

RTA: Los pasos para trabajar los elementos multimedia en PowerPoint son:

Incluir elementos multimedia como sonidos y películas en nuestra presentación enriquecerá el contenido y haremos más amena la exposición.

Podemos utilizar material propio que esté almacenado en nuestro equipo, o bien el material que pone a disposición Microsoft Office en su galería multimedia. En el caso del audio es posible, incluso, grabar la voz en ese preciso momento desde PowerPoint para utilizar ese recurso en la diapositiva.